Lättsamma uppvärmningsfrågor för att starta igång samtalet och skapa ett gott samtalsklimat. De inledande frågorna har betoning på känslor och mer generella reflektioner och kräver ingen bakgrundskunskap inom ämnet hos deltagarna. Ett gott samtalsklimat skapas av att både få tänka själv och prata med andra. Se även Tips: Samtal för omställningen.

Frågor:

• Hur känns det att vara här idag? (starta mötet med att checka in med ett ord/en känsla)
• Vilka förväntningar har du på …? (t.ex. dagen, mötet, utbildningen)
• Vilka tankar väcktes hos dig när du…? (t.ex. såg filmklippet, hörde föreläsaren)
• Vad fastnade du särskilt för i …? (t.ex. filmen, föreläsningen)
• Var det något som förvånade dig i …? (t.ex. filmklippet, föreläsningen)
• Hur relaterar … (t.ex. hållbar mat, biologisk mångfald) till dig idag (yrkesmässigt/personligt)? Ge exempel!
• Kan du se exempel på … (t.ex. klimatförändringar, biologisk mångfald) i din närmiljö?
• Hur ser du att ämne X påverkar eller skulle kunna påverka dig på ett personligt plan?

Mentimeter frågor:

• Ordmoln: Vilka tankar väcktes hos dig när du… (t.ex. såg filmen, hörde föreläsaren)
• Ordmoln: Vilka förväntningar har du på dagens aktivitet?
• Ordmoln: Vilka exempel kan du se kopplat till (klimatförändringar, biologisk mångfald) i din närmiljö?
• Flervalsfrågor: Hur mycket kan du om ämnesområdet? Inget alls, Nybörjare, Kan lite grann, Vet en hel del, Expert
• Skala: I vilken utsträckning tycker du att ämne X relaterar till dig personligen/yrkesmässigt: 0. Inte alls – 5. Väldigt mycket

Övergripande frågor:

1. Vad har du för egna erfarenheter av att arbeta med ämne X?
2. Vems ansvar tycker du det är att lösa utmaningen med ämne X?
3. Hur ser du på din/din organisations roll och ansvar att bidra till en positiv utveckling inom ämne X?
4. Vilka förutsättningar behövs för att nå utveckling inom ämne X? Har vi rätt förutsättningar idag?
5. Vilka fördelar kan du se med ett klimatneutralt geografiskt område eller en organisation, t.ex. din kommun?
6. Vilka möjligheter ser du med ämne X?
7. Vilka möjligheter ser du med att kommunen utvecklas inom ämne X?
8. Vilka utmaningar ser du med ämne X?
9. Vilka ser du som de största hindren för omställningen inom ämne X?
10. Vad har du för egna erfarenheter av att nå framgång inom ämne X?
11. Har du inspirerande/goda exempel som du vill dela med dig av inom ämne X? Hur kan just vi, i vår specifika kontext, lära oss av dem?
12. Hur ser vår hållbara kommun ut 2030/2050 (eller valfritt årtal)?
13. Hur ser arbetet med ämne X ut i vår kommun år 2030/2050?
14. Hur hänger ämne X (t.ex. klimat) ihop med ämne Y (t.ex. hälsa) i just vår kommun? Vilka synergier eller motsättningar ser du?

Handlingsorienterade frågor

1. Vad ser du som viktiga förutsättningar för att organisationen ska kunna stärka sitt arbete med ämne X?
2. Vad tror du är viktigast att fokusera på och prioritera (globalt, nationellt, lokalt, inom organisationen) för att accelerera omställningen inom ämne X (på kort och lång sikt)?
3. Vad tror du är mest effektivt för att nå önskad utveckling inom ämne X?
4. Om du fick bestämma, hur skulle du vilja jobba med ämne X?
5. Har du några konkreta förslag på hur organisationen skulle kunna stärka sitt arbete inom ämne X?
6. Vad upplever du att vi borde sluta göra för att bidra till en hållbar utveckling?
7. Hur kan vi samarbeta inom kommunen/mellan kommuner på bästa sätt för att bidra till utveckling inom ämne X?
8. Vilka synergieffekter kan accelerera omställningen? Kan vi hitta exempel på åtgärder som bidrar till att lösa flera utmaningar samtidigt?
9. Vad kan du/ni göra annorlunda för att bidra till önskad utveckling inom ämne X?

Utmanande frågor

1. Varför tror du att omvärlden/Sverige/kommunen hittills inte agerat tillräckligt kraftfullt i linje med Parisavtalet?
2. Kan man leva hållbart i vår kommun idag?
3. Vilka typer av åtgärder upplever du som ineffektiva eller till och med kontraproduktiva för att åstadkomma hållbar utveckling inom ämne X?
4. Vilka målkonflikter ser du inom ämne X alternativt mellan ämne X och Y?
5. Hur ser en rättvis omställning ut? (globalt/lokalt/generationsperspektivet)

Mentimeter frågor:

• Skala: Hur viktigt tycker du det är att organisationen (t.ex. kommunen, företaget, skolan) jobbar aktivt för att ställa om inom ämne X? (1. inte alls viktigt; 5. jätteviktigt)
• Flerval: Vilka aspekter inom ämne X tycker du det är allra viktigast att organisationen jobbar med för att i största möjliga mån bidra till omställningen? (använd er av de aspekter som är relevanta för er organisation, såväl internt som externt)
• Ordmoln: Ge förslag på åtgärd för att accelerera omställningen inom ämne X
• Ordmoln: Vilka aspekter inom ämne X ser du som viktiga att vi arbetar med (internt/externt) för att bidra till att accelerera omställningen?
• Ordmoln / Flervalsfråga: Inom ämne X, var har vi har störst positiv påverkan? (om flervalsfråga, lägg in relevanta alternativ)
• Ordmoln / Flervalsfråga: Inom ämne X, var har vi har störst negativ påverkan? (om flervalsfråga, lägg in relevanta alternativ)
• Ordmoln: Hur känns det att bo i den hållbara kommunen/regionen/landet år 2050?

Förklaring: Med ”ämne X” ovan menar vi ämnesområden för respektive film.

Det är bra att ge deltagarna tid att reflektera och låta tankarna gå några varv till innan samtalet avslutas, för att ge en chans till nya insikter. De avslutande frågorna lämpar sig väl för att avrunda en aktivitet där såväl inledande, utforskande som fördjupande frågor berörts. Frågorna syftar till att stimulera reflektion, koppla området till den egna situationen samt uppmuntra till handling.

Frågor:

1. Av allt vi har pratat om, vad fastnade särskilt hos dig?
2. Fick du några nya insikter från vår diskussion som du önskar dela med dig av?
3. Vad skulle du vilja att vi pratade mer om framåt?
4. Hur tar du med dig det vi har pratat om idag i ditt arbete framåt?
5. Vad konkret ska du göra framåt för att bidra till omställningen (i din roll som medborgare, yrkesroll etc.)?
6. Vilket ord checkar du ut med? (avsluta mötet med en utcheckning)

Mentimeter frågor:

• Ordmoln: Vad var bäst med dagens seminarium/workshop/möte? (valfritt ord)
• Skala: Vad tyckte du om dagens seminarium/workshop/möte? (1. dåligt – 5. fantastiskt)
• Ordmoln: Vad ska du göra för att bidra till omställningen inom ämne X imorgon?
• Ordmoln: Vad tar du med dig från idag?
• Ordmoln: Vilket ord checkar du ut med?

Syftet styr till stor del vilka som bör delta och hur aktiviteten ska utformas. Ett tydligt uttalat syfte är också en viktig komponent för att motivera deltagande i aktiviteten. En aktivitet kan till exempel syfta till att:

• Öka kunskap och medvetenhet kring ett specifikt tema
• Skapa engagemang och “tillsammans-känsla”
• Samskapa lösningar till konkreta utmaningar
• Ta fram gemensamma visioner och strategier
• Förbereda för konkret handling

Frågor att ha i åtanke:

• Vad är syftet med aktiviteten?
• Vad ska aktiviteten leda till? Konkretisera hur det önskade utfallet ser ut.
• Vilka mål (t.ex. verksamhetsmål) relaterar aktiviteten till? Hur bidrar aktiviteten till de målen?
• Vilka förutsättningar krävs för att syftet med aktiviteten ska uppnås?
• I vilken kontext ska aktiviteten genomföras? Vad har hänt innan? Är aktiviteten del av en längre process? Vad händer i nästa steg?

Det tematiska fokuset för aktiviteten är tätt kopplat till dess syfte, men har också bäring på vilka som bör delta och hur samtalet kan utformas på bästa sätt. En viktig avvägning är mellan bredd och djup i frågan som ska diskuteras: är det bättre att prata lite om många saker än mycket om få saker? För att förtydliga och skapa samsyn kring inriktningen för samtalet kan det vara bra att utforma en fokusfråga att utgå från, t.ex. “Hur kan vi minska klimatpåverkan från skolmaten i kommunen?”

Frågor att ha i åtanke:

• Vad har aktiviteten för tematiskt fokus? Bredd vs. djup?
• Vilken/vilka aspekter av temat berörs?
• Vilka avgränsningar görs till andra områden?
• Krävs någon bakgrundskunskap för att kunna delta i ett meningsfullt samtal?

Deltagarna är den viktigaste ingrediensen i ett meningsfullt samtal. Det är därför avgörande att ta hänsyn till deltagarnas specifika förutsättningar, erfarenheter och behov. Ju mer en aktivitet tar hänsyn till deltagarna, desto större blir deras engagemang och vilja att delta konstruktivt. Vem som bör delta i aktiviteten styrs av vad man vill åstadkomma, exempelvis om deltagarna bör ha en specifik roll eller om de bör besitta viss kunskap för att kunna bidra till och tillgodogöra sig samtalet. Människor med olika erfarenheter, kunskaper och perspektiv behövs för att förstå och ta sig an de komplexa frågor som berör omställningen.

Frågor att ha i åtanke:

• Vilka personer bör vara med för att uppnå syftet med aktiviteten? Vilka olika perspektiv/kompetenser/funktioner bör inkluderas?
• Hur många personer bör delta? Vilka praktiska begränsningar finns?
• Vad har deltagarna för behov och intressen? Vilken kunskap och inställning har de till temat för aktiviteten? Vad är viktigt för dem?
• Vilken relation har deltagarna till organisationen/personerna som arrangerar aktiviteten?
• Vilka förväntningar har deltagarna på aktiviteten? Varför väljer de att delta?
• Vilka förväntningar har du/organisatören på deltagarna (t.ex. att bidra aktivt med sin kunskap)? Är deltagarna införstådda med det?
• Vilken typ av grupp är det? Är det en homogen eller heterogen grupp (roller, kunskapsnivå, mandat)? Hur väl bekanta är deltagarna med varandra? Vilken grad av trygghet och tillit finns/kan förväntas finnas i gruppen?

De som leder aktiviteten och faciliterar samtalet mellan deltagarna kan ha olika roller beroende på sammanhang och syfte, t.ex. facilitator, workshopledare eller moderator.

Samtalsledning innefattar flera viktiga uppgifter, såsom att:

• främja ömsesidig förståelse mellan deltagarna
• hålla fokus på temat och syftet
• skapa och bibehålla en trygg och tillitsfull stämning
• uppmuntra deltagarna till att bidra med sin kunskap
• inkludera alla deltagare i aktiviteten, säkerställa att alla kommer till tals

För att främja ett gott samtal är det viktigt att samtalsledaren försöker vara så neutral som möjligt, både avseende det tematiska innehållet (inte framhäva sina egna åsikter) och i relationen till deltagarna i grupper (inte ta någons parti). För att frigöra den kreativa skapandekraften i människors kollektiva intelligens är det viktigt att tänka på att skapa en trygg miljö där deltagarna känner sig välkomna att testa sig fram och provprata tillsammans samt att säkerställa att allas behov och perspektiv tillgodoses.

Frågor att ha i åtanke:

• Vilken relation har samtalsledaren till aktiviteten och organisatören? Representerar denne någon organisation? (Neutralitet?)
• Vilken relation har samtalsledaren till deltagarna? Vad vet samtalsledaren om deltagarna och deras behov/intressen?
• Vilken kompetens har samtalsledaren kring temat?
• Vilka spelregler/förhållningsregler behövs för att skapa ett tryggt och inkluderande samtalsklimat?
• Hur kan jag som samtalsledare på bästa sätt ta hänsyn till deltagarnas situation och behov för att skapa ett så givande samtal som möjligt?
• Se även tips gällande deltagarna, för viktiga frågor att ställa sig som samtalsledare

När man planerar en aktivitet kan det vara bra att dela upp den i tre huvudsakliga faser: förberedelser, genomförande och efterarbete. En viktig del i förberedelsestadiet är kommunikationen med deltagarna. Inbjudan och förberedande information till deltagarna bör målgruppsanpassas för att skapa intresse, klargöra syftet och sammanhanget. Det är bra om det tydligt framgår både vad deltagarna kan förvänta sig av aktiviteten och vad ni som organisatörer förväntar er av deltagarna (t.ex. om de ska bidra med sin kunskap). Uppföljning efter aktiviteten är också bra att planera i god tid, såsom hur eventuell dokumentation ska tas fram eller hur engagemanget ska hållas uppe i ett nästa steg.

Val av mötesplats

Den rumsliga dimensionen är också av betydelse för resultatet. Platsen man väljer och maten man bjuder på kan ha ett signalvärde, t.ex. kan ett klimatsmart arrangemang på en plats nära naturen förstärka engagemanget för en aktivitet med fokus på hållbar utveckling. Det är också bra att tänka på att rummet är ändamålsenligt anpassat för aktivitetens syfte, till exempel vad gäller möblering, plats för kreativa övningar och tillgång till ljus och frisk luft.

Planera för övningar och reflektion

För att främja både individuellt och gemensamt lärande är det bra att ge generöst med tid för såväl egen reflektion som samtal i mindre grupper och gemensam reflektion i helgrupp. Planera in övningar där teorier och begrepp kan översättas till deltagarnas egna situationer och utforma gärna aktiviteten som en process i flera steg.

Vi lär när vi gör

Om aktiviteten syftar till att höja kunskapsnivån eller bygga kapacitet hos deltagarna är det bra att planera in övningar där teorier och begrepp kan översättas till deltagarnas egen verklighet. Om möjlighet finns att utforma aktiviteten som en process i flera steg eller uppdelad på flera tillfällen är detta också något som främjar lärande och delaktighet. Det kan exempelvis göras genom att lägga in en arbetsuppgift för deltagarna mellan tillfällena.

Bygg in marginal

Hur väl man än planerar så inträffar ofta oförutsedda händelser. För att rusta för sådana är det bra att bygga in lite marginal i schemat, saker tar ofta längre tid än de borde. Ha en Plan B kring kritiska aspekter och sådant som kan gå fel.

Återkoppla

Efter genomförd aktivitet är det bra att återkoppla till deltagarna, antingen bara för att tacka för deras engagemang eller för att bygga vidare på resultatet från samtalet och förbereda inför ett nästa steg. Om insikter och slutsatser från aktiviteten dokumenterats är det bra att dela detta med deltagarna.

Frågor att ha i åtanke:

• Vilken information behövs från deltagarna för att planera aktiviteten?
• Hur kan kommunikationen med deltagarna innan och efter aktiviteten utformas för att främja lärandet? Kan de t.ex. få en liten uppgift eller en fråga att fundera på inför aktiviteten?
• Hur ser tidsplaneringen ut för förberedelse, genomförande och efterarbete? Är det realistiskt?
• Hur mycket tid behövs för att syftet med mötet ska kunna uppnås? Hur mycket tid finns tillgänglig, både för arrangören och deltagarna?
• Hur ska tiden bäst disponeras (föreläsning/samtal/reflektion/skapande)?
• Vilken typ av lokal behövs för att framgångsrikt genomföra aktiviteten och skapa den önskvärda stämningen? Hur relaterar platsen till frågan ni ska prata om?
• Vilken förtäring behövs, om någon?
• Hur kan aktiviteten dokumenteras på bästa sätt för att underlätta lärande och delaktighet? Finns möjlighet att skapa gemensamma bilder/visualisera?
• Finns det några moment i programmet som hjälper deltagarna att lära känna och stärka relationerna mellan varandra och främja en miljö för utforskande samtal?

Digitala möten har många praktiska fördelar, till exempel finns inga geografiska begränsningar och det är ekonomiskt fördelaktigt då man slipper kostnader för lokaler och mat. Det digitala rummet är dock mer krävande när det gäller att skapa och bibehålla engagemang och en meningsfull dialog. Som samtalsledare kan det vara svårt att uppfatta och bemöta hur deltagarna reagerar på det som händer under mötet. De flesta av tipsen ovan (Syftet, Deltagarna, etc.) gäller även för digitala aktiviteter, men några aspekter är extra viktiga att tänka på i det digitala rummet:

• Specificera spelregler med hänsyn till det digitala rummet, t.ex. att stänga mejlprogrammet och dylikt medan aktiviteten pågår för att alla deltagarna ska vara aktivt närvarande.
• Lägg fokus på det mellanmänskliga/sociala och avsätt ordentligt med tid för att checka in, lära känna varandra, stämma av förväntningar och sätta gemensamma spelregler för aktiviteten. Använd gärna menti, chatten och annan interaktion!
• Balansera presentationstid med samtalstid och lägg mer tid på det senare. Ju mer du kan förmedla ditt budskap utan att deltagarna behöver titta på en presentation desto bättre. Vid användning av presentation, använd gärna kortare videoklipp och illustrationer för att förmedla ditt budskap.
• Be deltagarna ha webbkameran på medan samtal pågår, men planera gärna in skärmfri tid, t.ex. för individuell reflektion.
• Antalet deltagare påverkar vår benägenhet att bidra aktivt i digitala sammanhang. Ju fler deltagare, desto svårare är det att skapa och bibehålla ett genuint engagemang. Detta kan avhjälpas genom att ge deltagarna konkreta arbetsuppgifter och låta dem prata i mindre grupper.
• Pausa ofta eftersom det är svårare att hålla fokus i ett digitalt möte.