Integritetspolicy för Världsnaturfonden WWF

Riktlinjer för hantering av den personliga integriteten enligt GDPR

Allmänt

Världsnaturfonden WWF (nedan kallat WWF) värnar om din personliga integritet och vill att du som supporter, givare och intressent alltid ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till WWF. Vi är öppna med vilken data vi samlar in och varför. Denna integritetspolicy förklarar hur WWF samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. All behandling av personuppgifter inom WWF sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning. Inom EU/EES gäller från 25 maj 2018 dataskyddsförordningen (GDPR).

Ändamål samt motivering med behandling av personuppgifter

WWF registrerar sina givares och intressenters personuppgifter för att på ett smidigt sätt kunna kommunicera med dessa genom olika kanaler samt för att kunna hålla en god och nära relation med varje givare och intressent på ett sätt som givaren önskar. WWF kommunicerar med sina givare och intressenter via flera olika kanaler; webbplatser, sociala medier, sin egen tidskrift, specifika och allmänna nyhetsbrev, insamlingsbrev SMS-utskick samt telefonsamtal.

Personuppgifter WWF samlar in

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, exempelvis när du skänker en gåva, anmäler dig som fadder eller prenumerant på ett nyhetsbrev, deltar i våra initiativ till ett mer hållbart samhälle.
Personuppgifter vi samlar in kan exempelvis vara;

Person- och kontaktinformation – namn, postadress, telefonnummer, mobiltelefonnummer, e-postadress samt personnummer.

Betalningsinformation – kredit – och betalkortsdata (kortnummer, giltighetsdatum), fakturainformation, bankkontonummer etc.

WWF kan komma att uppdatera dina uppgifter från offentliga register, till exempel SPAR, om det är nödvändigt för att upprätthålla god registervård.

WWF registrerar personuppgifter i samband med:

• att du anmäler dig som WWF Vän eller PandaPlanet VIP-medlem
• att du anmäler dig som fadder/månadsgivare
• att du har mottagit ett fadderskap från annan person
• att du skänker en gåva oavsett betal- eller gåvokanal
• att du startar en insamling
• att du anmäler dig som mottagare av våra nyhetsbrev
• att du anmäler dig till evenemang och initiativ som WWF anordnar
• att du kontaktar WWF via e-post, post, telefon, våra webbplatser eller sociala medier
• att du lämnar dina uppgifter till WWF på exempelvis mässa eller event
• att du beställer inbetalningskort från oss
• att du kontaktar oss gällande testamente
• att du kontaktar oss med specifikt önskemål som vi noterar i databasen eller sparar i mejlen
• att du besöker vår webbplats inklusive men inte begränsat till trafikdata, platsdata, webbloggar och annan kommunikationsdata samt exempelvis den typ av enhet, webbläsartyp och det operativsystem som används för besöket
• att du har påbörjat en affärsmässig relation med WWF, som till exempel att du deltagit i en upphandling.
• att du öppnar ett mejl från oss eller klickar på en länk i ett mejl från oss, exempelvis din IP-adress
• att vi använder din adress från en extern källa.

Hur vi använder den insamlade informationen

WWF behandlar personuppgifter i huvudsak för de ändamål som anges nedan samt för de eventuella ytterligare ändamål som anges vid insamlingstidpunkten:

• För att informera om vårt arbete och vår verksamhet via olika kanaler som telefon, brev, SMS, mejl m.m.
• För att tacka för inkomna gåvor och att berätta om hur insamlade medel används.
• För att uppfylla lagkrav gällande lagring av avtal.
• För att öka intäkter genom frågor om höjning av autogirobelopp via olika kanaler så som telefon, mejl, brev, SMS m.m.
• För att öka intäkter genom frågor om att starta autogiro.
• För att öka intäkter genom att be om nya eller extra gåvor genom olika kanaler så som telefon, brev, mejl, SMS m.m.
• För att öka intäkter genom att utföra marknadsundersökningar.
• För att fullgöra beställningar av premier, gåvobevis och telegram.
• För att möjliggöra god givarservice – som att hantera dina förfrågningar och önskemål på ett effektivt sätt, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du har begärt.
• För att möjliggöra god givarservice kan en kopia på gåvobladet för hyllnings- eller minnesgåvan du skänkt skickas på nytt till och på begäran av jubilar, begravningsbyrå eller anhörig.
• För att nå ut till givare med generell och riktad marknadsföring och marknadsföring som anpassats efter ditt tidigare givande och surfande, lagras och analyseras uppgifter om en beställd vara eller skänkt gåva.
• För systemadministration och för att kunna upprätthålla god registervård.
• För att ta fram statistiska data om våra givares givarbeteende och givarmönster – detta görs på en aggregerad nivå utan att identifiera enskilda personer.
• För att vid analys och bearbetning av givare och givargrupper, kunna utveckla och anpassa vår kommunikation så att den specifikt passar dig eller en liknande givargrupp.
• För att genom analys av ditt användarbeteende i våra digitala kanaler – exempelvis webbsida, nyhetsbrev, sociala medier – leverera, utveckla och förbättra vår kommunikation samt din användarupplevelse på plattformar som erbjuds av oss.
• För att skicka viktig information, exempelvis förändringar i våra villkor och policyer.
• För att notera intresse och engagemang i våra initiativ och nätverk samt förmedla information om initiativens utveckling.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

Vi kan dela med oss av information till andra företag som behandlar data på uppdrag av WWF. Detta för att vi ska kunna utföra våra tjänster, exempelvis analys, distribution eller andra tjänster som upprätthåller och tillämpar våra användarvillkor och leveransvillkor. Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet och sekretess. Exempel på externa parter som vi delar information till är tryckerier, telemarketingbyråer och DM-byråer. WWF förbinder sig till att ha giltiga personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga leverantörer som behandlar personuppgifter på uppdrag åt WWF. Uppgifterna kan även komma att samköras med andra register (t ex SPAR) för att uppdatera adresser, få information om avlidna samt undvika att det förkommer dubbletter i vårt register.

Personuppgifter kan även komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att:

• tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet.
• tillvarata WWF:s rättsliga intressen.
• upptäcka och förebygga bedrägeri, säkerhets- eller tekniska problem.

Vad vi inte kommer att göra med dina uppgifter

WWF kommer inte att sälja, hyra eller leasa ut de personuppgifter som samlats in.

Om cookies

När du använder vår webbplats lagrar vi så kallade cookies på din dator. Då lagras information om din användning av vår webbplats, om vilka sidor i vår domän som besöks samt om du klickat dig in på vår webbplats från en annan webbplats. Detta görs för att förbättra användarupplevelsen för dig som besökare, samt för att anpassa riktad kommunikation till dig som besökare på andra webbplatser. Information som lagras kan vara teknisk information om din enhet, webbläsarversion och IP-adress. Cookies innehåller inte uppgifter som t.ex. namn, personnummer och e-postadress.

Om du inte vill att cookies lagras i samband med ditt besök på vår webbplats kan du ändra det i inställningarna för din webbläsare så att den inte tillåter cookies.

Länkar till andra webbplatser

WWF webbplats kan innehålla länkar till tredje parts webbplats eller till material publicerat hos tredje part. Då WWF saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser ansvarar vi inte för dess innehåll. WWF ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar.

Vilken rättslig grund har vi?

I och med att du lämnar personuppgifter till WWF registreras och lagras uppgifterna om dig och din eventuella gåva, samt behandlas för angivna ändamål. Som rättslig grund för personuppgiftsbehandling kommer WWF hänvisa till uppfyllande av avtal, berättigat intresse, rättslig förpliktelse eller samtycke. I de fall som WWF använder sig av berättigat intresse som grund, kommer det endast göras i de syften som angetts i denna policy. I de fall berättigat intresse ligger till grund för WWF:s val att spara personuppgifter i ett givarregister ligger övertygelsen att detta till största delen ligger i varje enskild givares intresse. Varje givare har rätt till insyn i sitt givande. Vidare lägger WWF stor vikt vid det personliga tilltalet, vilket underlättas av ett givarregister.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter sparas så länge de är aktuella eller nödvändiga för de ändamål de samlats in för.

För faddrar och givare

Om dina personuppgifter lagras i vårt givarregister kan dessa sparas upp till 36 månader efter att du senast kommunicerat med oss – exempelvis skänkt en gåva. Om vi har gjort en insamlingskampanj (via brev, SMS, e-post eller telemarketing) när givaren närmar sig 36 månader kan vi komma att spara uppgifterna i ytterligare 2 månader till (38 månader) för att givaren ska kunna matchas mot ett eventuellt svar på kampanjen. Viss information kan behållas längre på grund av andra lagkrav, exempelvis bokföringslagen. Ibland förekommer det att WWF använder adresslistor från externa källor med adresser till potentiella givare. Efter tre månader raderas dessa uppgifter ur vår databas om personerna inte väljer att skänka en gåva.

För intressenter

Personuppgifterna sparas hos WWF baserat på det aktiva ställnings-tagande som den enskilde intressentens gjort genom att delta som nätverksmedlem eller deltagare i olika intressegrupper.

Personuppgifterna sparas i WWFs CRM-register under den tid som nätverket och intressegruppen är aktivt i WWFs långsiktiga hållbarhets-arbete för djur och natur. 12 månader efter att nätverket och intressegruppen varit aktiva och upphört inom WWF kommer dina personuppgifter att raderas från CRM-registret.

När som helst kan du som intressent kontakta WWF för att begära att bli raderad från våra registret och därmed undvika fortsatta kontakter och utskick av material från WWFs nätverks- och intressegrupper.

Gallring och radering av personuppgifter

För faddrar och givare

Vi har rutiner för uppdatering, gallring och radering av uppgifter. När uppgifter tas bort ur vårt register så sker en avidentifiering och anonymisering. Viss statistik ligger kvar för att vi skall kunna se hur många supportrar vi haft vid en viss tidpunkt t ex. Dessa uppgifter kan inte härledas till en person.

För intressenter

WWFs rutiner för uppdatering, gallring och radering av uppgifter i CRM-systemet är dokumenterade för att upprätthålla kravet på integritet för våra intressenter.

Kontinuerligt genomförs en gallring av de intressenter som inte har varit aktiva i WWFs aktiviteter under en period på 24 månader. Samtliga intressenter har självklart möjlighet att återknyta kontakten med WWF och dess intressegrupper och nätverk.

Dina rättigheter och val

För faddrar och givare

Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka din information och vilken information vi sparar om dig. WWF kommer på eget eller givarens initiativ att rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Du kan när som helst begära att dina uppgifter avidentifieras eller att dess användning begränsas av oss.

Du kan, en gång per år kostnadsfritt, erhålla information om vilka personuppgifter vi har registrerade om dig genom att begära ett registerutdrag från WWF. Begäran ska vara skriftlig, undertecknad av dig och skickas till oss per post (inte e-post eller fax). Anledningen är att den ansökandes identitet måste säkerställas innan information kan lämnas ut, en namnteckning är obligatorisk. Våra kontaktuppgifter hittar du under rubriken ”Kontakta oss”.

Du kan alltid meddela oss om du inte vill att vi kontaktar dig via exempelvis fysiska brev, telefonsamtal, SMS eller e-post. Vi kan dock komma att kontakta dig med information gällande ändrade eller uppdaterade villkor, samt information om avtal.

För intressenter

På samma sätt som för faddrar och givare kan intressenter begära rättning av information som visar sig vara felaktig och även begära att uppgifter raderas eller att användningen begränsas.

Som intressent kan du också, enligt samma principer som för faddrar och givare, också begära utdrag från WWFs CRM-system som visar vilka personuppgifter som finns registrerade.

Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att dina rättigheter inte respekteras av oss är du alltid välkommen att kontakta WWF.
Om du anser av vi har brustit och du lidit skada på grund av brott mot dina rättigheter enligt Integritetsskyddsmyndigheten och vi inte har hanterat detta på ett korrekt sätt, så kan du anmäla detta hos Integritetsskyddsmyndigheten som är den övervakande myndigheten. https://www.imy.se/privatperson/utfora-arenden/lamna-ett-klagomal/.

Kontakta oss

Du är alltid välkommen att kontakta WWF:
Telefon till växeln: 08-624 74 00 (vardagar 8:30–16:30)
Telefon till Givarservice: 08-624 74 14 (vardagar 08:00 – 18:00)
Telefon till IT-ansvarig: 08-624 74 00 (vardagar 8:30–16:30)
E-post: medlemsservice@wwf.se, givarservice@wwf.se
Postadress: Ulriksdals Slott, 170 81 Solna

//November 2021

Världsnaturfonden WWF, organisationsnummer 802005–9823 är personuppgiftsansvarig i enlighet med dessa villkor och ansvarar för att behandling sker enligt gällande lagstiftning (GDPR) Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög sekretess och säkerhet.